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Privacy Policy BML

  • Biblioteca Medicea Laurenziana
    Privacy Policy per i servizi all’utenza

1) Titolare del Trattamento e Responsabile dei dati personali

Il Titolare del trattamento dei dati personali è il Ministero dei Beni e delle Attività Culturali (MiBAC) che ha designato, con D.M. 24 maggio 2018:

Il Responsabile della protezione dei dati personali (RPD ovvero Data Protection Officer, DPO) il prof. Alessandro Benzia (alessandro.benzia@beniculturali.it);

Responsabile del trattamento la Biblioteca Medicea Laurenziana (d’ora in avanti BML), nella persona del Direttore;

Incaricato del trattamento il personale della BML.

2) Base giuridica del trattamento

  • Regolamento Europeo 2016/679, Regolamento generale europeo per la protezione dei dati personali (General Data Protection Regulation o GDPR);
  • D.Lgs 196/2003 Codice in materia di protezione dei dati personali, art. 2-quater c.4;
  • D.Lgs 42/2004 e s.m.i., Codice dei beni culturali e del paesaggio;
  • DPR 5 luglio 1995, nr. 417, Regolamento delle Biblioteche pubbliche Statali;
  • Regole deontologiche per il trattamento a fini di archiviazione nel pubblico interesse o per scopi di ricerca storica pubblicate ai sensi dell’art. 20, comma 4, del d.lgs. 10 agosto 2018, n. 101 – 19 dicembre 2018 (Gazzetta Ufficiale n. 12 del 15 gennaio 2019)

3) Modalità di raccolta dei dati, tipologia dei dati e finalità del trattamento

La BML raccoglie i dati degli utenti personalmente, attraverso moduli cartacei, comunicazioni via posta ordinaria o posta elettronica.

La tipologia dei dati che la BML raccoglie è la seguente:

  • Nome, cognome;
  • tipologia e numero di documento di identità, con relativa data di scadenza;
  • indirizzo di residenza ed eventuale indirizzo di domicilio, qualora differente dalla residenza;
  • recapito telefonico ed indirizzo email;
  • professione e argomento delle ricerche.

Il trattamento è finalizzato a:

  • identificare gli utenti come persone ed avere prova certa della loro identità;
  • poter fornire i servizi richiesti;
  • garantire la sicurezza di tutti gli utenti;
  • garantire la sicurezza della documentazione conservata dalla Biblioteca Medicea Laurenziana;
  • mantenere memoria delle consultazioni del materiale della BML effettuate dagli utenti;
  • conoscere le tipologie di utenza e i relativi interessi di ricerca, al fine di ottimizzare i nostri servizi.

La BML non raccoglie dati personali sensibili, eccezion fatta per dati relativi ad eventuali disabilità, laddove questi siano indispensabili per l’accoglienza e l’erogazione dei servizi all’utente disabile.

3.1 Tutti i dati personali comunicati dai soggetti interessati sono trattati per adempimenti connessi alla prestazione dei servizi richiesti dall’utente:

  • per l’accesso all’Istituto, a garanzia della salvaguardia della persona in caso di emergenze;
  • per l’accesso ai servizi di consultazione del materiale antico e moderno, attraverso l’inserimento in anagrafiche e registri cartacei e/o in piattaforme informatiche;
  • per l’accesso a Internet tramite la rete della BML e alle banche dati informatiche che prevedano autenticazione;
  • per la richiesta di servizi quali riproduzioni, prestito interbibliotecario, servizio di informazioni bibliografiche;
  • per la richiesta di iscrizione alla mailing list;
  • per eventuali rilevazioni del grado di soddisfazione sulla qualità dei servizi offerti;

3.2 I dati personali potranno essere altresì utilizzati per finalità funzionali all’attività promozionale dei servizi della BML, quali:

  • finalità di informazione e promozione su nuove iniziative, eventi, progetti, collaborazioni e/o comunicazione di nuovi servizi;
  • comunicazioni mirate a categorie diversificate di utenza o a singoli utenti per informazioni di carattere scientifico.

4) Conferimento dei dati e conseguenze in caso di mancato assenso al trattamento

Per le finalità di cui al punto 3.1, il conferimento dei dati personali avviene attraverso apposizione di firma su registro cartaceo all’ingresso della Biblioteca e iscrizione su modulo cartaceo, consegnato in sala di lettura, con consenso esplicito al trattamento dei dati firmato dall’interessato. Il conferimento di tali dati è necessario per consentire l’erogazione e la gestione dei servizi; l’eventuale rifiuto comporterà l’impossibilità di ottenere l’accesso alla Biblioteca e ai servizi ivi erogati.

Con riferimento alle finalità del trattamento di cui al punto 3.2, l’assenso al trattamento dei dati avviene automaticamente attraverso la richiesta di iscrizione alla mailing list, con compilazione del modulo online. Il conferimento di tali dati non ha carattere obbligatorio, ma l’eventuale rifiuto a fornirli, in relazione al rapporto tra il dato ed il servizio richiesto, comporterà l’impossibilità di ricevere comunicazioni, informative, e newsletter da parte della BML.

5) Comunicazione e diffusione dei dati

I dati personali che i soggetti interessati hanno volontariamente comunicato ai nostri uffici, non saranno in alcun modo diffusi e non saranno oggetto di trattamento mediante processi decisionali automatizzati, compresa la profilazione.

I dati personali degli interessati, qualora fosse necessario, potranno essere comunicati:

  • a tutti i soggetti cui la facoltà di accesso è riconosciuta in forza di provvedimenti normativi;
  • a tutti quei soggetti pubblici e/o privati, persone fisiche e/o giuridiche (uffici del Mibact, studi di consulenza informatica, legale, Uffici Giudiziari, Comune di Firenze, ecc.), qualora la comunicazione risulti necessaria o funzionale allo svolgimento dell’attività istituzionale e nei modi e per le finalità sopra elencate;
  • a istituti bancari per la gestione d’incassi e pagamenti derivanti dall’esecuzione di servizi a pagamento (prestito interbibliotecario, riproduzioni etc.).

In questi casi saranno comunicati esclusivamente i dati essenziali, e non eccedenti, rispetto alle finalità per le quali sono comunicati.

6) Modalità del trattamento

Il trattamento riguarda dati personali comuni identificativi. Il loro trattamento avviene utilizzando sia supporti cartacei che informatici con l’osservanza di ogni misura cautelativa, al fine di garantire la sicurezza e la riservatezza. I dati saranno altresì gestiti e protetti in ambienti il cui accesso è sotto costante controllo. In particolare, saranno adottate tutte le misure tecniche, informatiche, organizzative, logistiche e procedurali di sicurezza, in modo che sia garantito il livello idoneo di protezione dei dati previsto dalla legge, consentendo l’accesso alle sole persone incaricate del trattamento da parte del Titolare o dei Responsabili eventualmente dallo stesso designati.

Il trattamento di dati personali a fini di archiviazione nel pubblico interesse o di ricerca storica è effettuato garantendo il rispetto del principio della minimizzazione dei dati, e nel rispetto delle regole deontologiche in materia approvate dal Garante per la protezione dei dati personali.

I documenti contenenti dati personali, trattati a fini di archiviazione nel pubblico interesse o di ricerca storica, possono essere utilizzati, tenendo conto della loro natura, solo se pertinenti e indispensabili per il perseguimento di tali scopi.

La consultazione dei documenti di interesse storico conservati negli archivi della biblioteca è disciplinata dal decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42 e dalle relative regole deontologiche.

7) Periodo di conservazione dei dati

I dati personali verranno conservati per il lasso di tempo strettamente necessario al perseguimento delle specifiche finalità del trattamento per le quali l’utente ha manifestato il suo consenso e, nello specifico:

  • per le finalità indicate al punto 3.1: per il tempo necessario all’adempimento delle missioni istituzionali della Biblioteca, e in ogni modo, per tutto il tempo in cui si renda necessaria per finalità di ricerca storica o per altre finalità previste da norme di legge o regolamento;
  • per le finalità indicate al punto 3.2: fino alla esplicita manifestazione di dissenso all’uso da parte dell’utente, che potrà in qualsiasi momento chiedere la cancellazione alla mailing list, scrivendo all’indirizzo b-mela.stampati@beniculturali.it

8) Diritti dell’interessato

L’utente potrà, in qualsiasi momento, esercitare i diritti di seguito indicati:

  1. chiedere l’accesso ai suoi dati personali e alle informazioni relative agli stessi;
  2. chiedere la modifica o effettuare rettifica dei dati inesatti o incompleti inseriti nelle piattaforme informatiche della BML, ove previsto;
  3. chiedere la cancellazione dei dati personali, al verificarsi di una delle condizioni indicate all’art. 17, paragrafo 1 del GDPR e nel rispetto delle eccezioni previste nel paragrafo 3 dello stesso articolo;
  4. chiedere la limitazione del trattamento dei suoi dati personali al ricorrere di una delle ipotesi indicate dall’art. 18, paragrafo 12 del GDPR;
  5. richiedere ed ottenere – nelle ipotesi in cui la base giuridica del trattamento sia il contratto o il consenso, e lo stesso sia effettuato con mezzi automatizzati – i suoi dati personali in un formato strutturato e leggibile da dispositivo automatico, anche al fine di comunicare dati ad un altro titolare del trattamento (c.d. diritto alla portabilità dei dati personali);
  6. effettuare reclamo ai sensi dell’art. 77  del GDPR all’autorità di controllo competente in base alla sua residenza abituale, al luogo di lavoro oppure al luogo di violazione dei suoi diritti (per l’Italia è competente il Garante per la protezione dei dati personali, contattabile tramite i dati di contatto riportati sul sito web http://www.garanteprivacy.it).

I diritti di cui sopra potranno essere esercitati con richiesta al Titolare del trattamento, da inviare ai recapiti riportati in calce alla presente informativa. Le richieste relative all’esercizio dei diritti dell’utente saranno evase senza ingiustificato ritardo e, in ogni modo, entro un mese dalla domanda; solo in casi di particolare complessità e in funzione del numero di richieste, tale termine potrà essere prorogato di un ulteriore mese.

  • Recapiti per comunicazioni

Biblioteca Medicea Laurenziana

Piazza San Lorenzo, 9

50123 Firenze – Italia

Tel. 0039 055 2937911

Fax 0039 055 2937964

Posta elettronica: b-mela@beniculturali.it

PEC: mbac-b-mela@mailcert.beniculturali.it



Link al sito del ministero per i beni e le attivià culturali e per il turismo   Link Le App del MIBACT la cultura è mobile   Link al sito direzione generale delle biblioteche

Copyright © Biblioteca Medicea Laurenziana Firenze 2001 – 2020 – Ultimo aggiornamento: 09/07/2020
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